【NG】仕事でつかうExcelの資料、お客様事例の失敗談【事例から学ぶ注意点】

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わたしの会社では企業向けの販売管理用のソフトウェアを開発・販売しています。
その営業として数多くのお客様へ伺って来た中で、あるあるなのが「Excelの資料から、きちんと管理できるシステムに変えたい」といった要望です。

Excelって自由度が高いから使い勝手が良いのでは??

とみなさん思うかも知れませんが、これが諸刃の剣なのです。
事例をもとに解説しますので、業務でExcelを使用することが多い方がいたら、二の舞にならないように注意しましょう。

事例1:ひとつのExcelファイルに複数の情報

これは頭の回る方ほど陥ってしまう事例です。

例えば、経理の方が1枚のシートに取引先のデータをリストアップして、今月の売り上げをそれぞれ入力したとしましょう。
本来は月の売上げ一覧表として使える表になりますが、「まてよ…?」これについでに入金予定も入れておくとExcelシート1枚見るだけで済むんじゃね?(ニヤリ)
あれ?ついでに今この取引先ごとに抱えてるプロジェクトの進捗まで入れちゃえば、経営管理用の資料にも使えるし、一石三鳥じゃね?(ドヤッ)

ここからドツボにハマって困って白旗を挙げたお客様のパターンを何社も見て来ました。

これにより何が起きてしまったかというと
・1個所だけ入力したいのに、全体のレイアウトを整える無駄な調整が必要となった
・今回入力したかった部分と関係ないセルのデータを変更・削除してしまった
・管理項目が多すぎて、印刷が紙に収まらなくなった(もしくはフォントがゴマみたいな大きさ)

などなど、最初に思っていたよりもデータの内容が大きくなりすぎて扱いに困ってしまったパターンです。

本来Excelの資料として1つのファイルで管理する対象は極力少なく、絞った方が良いです。
経理用、売上管理用、資金繰り用など、それぞれ本来異なる内容のものを1枚に収めようとすると、どこかで破綻します。そしてその調整ができているうちはまだいいのですが、繁忙期などに入り取引が増えるとキャパオーバーで『もうダメ、ギブアップ』となるのです。

役割をきちんと分けた資料をシンプルに管理することが一番大事です。

事例2:担当別に同じデータを別Excelに何度も入力

今度は事例1と逆のパターンです。

例えば、お客様に出す「請求書」ってありますよね?Excelとかで作っている企業様も多いと思います。

それって、当たり前ですが自社にとっては「売上」のデータになります。
「売上」のデータは、経理で別に把握しないといけないので、経理担当者が今度は請求した金額を基に「売上帳」なるものをExcelに記帳します。月でいくら売り上げがあったか、とか見られるようにする管理用の資料ですね。

そして、今度はその請求書で提示した金額が、いつ入金されるか?をまた別に「入金予定表」(資金繰り表)としてExcelに記帳します。

同じ金額をもとにしているのに
・請求書
・売上帳
・入金予定(資金繰り)表
と3つのExcelデータに入力していて、それぞれ別の担当者や部門で管理している状態、これってすごい非効率なことだと思いませんか?

仮に請求金額に誤りがあり100万円が90万円になりました!という修正があった場合、①請求書を修正して発行→②売上帳の修正を依頼→③入金予定表(資金繰り表)の修正を依頼…という感じで、関連するExcelシートの修正だけでまた手間の数がかかります。もちろんここで人間ですので、入力ミスや漏れが発生するリスクも高まります。

先ほどの事例では1つのExcelで管理する対象は少なく、とお伝えしましたが、Excelが増えすぎるとこういった事例も出てきます。
極力必要最低限のシンプルな管理を行うことが望ましいですが、どうしてもこのあたりの管理をきちっと行いたいとなると、専用のシステムでお金をかけてでも整合性の取れた、ミスの起きづらいものを検討しても良いかと思います。

事例3:逆にすごい!?Excelマクロのおばけ

お客様の担当者の中に、稀にプログラムなどに詳しい方がいて「Excelマクロ」を組み込んだ資料で管理をしている会社があります。

ちなみにExcelマクロとは、Excelの操作や計算などを保存して自動実行させることができる、プログラムに近い内容が可能な機能です。

データをExcelシートに入力してボタンをクリックすると、自動集計が行われた後あっという間に資料のできあがり!なんてことができる、覚えるととても便利な機能です。

正直マクロができれば、事例1,2の問題も解決する可能性があります。

が、もちろんここにも落とし穴が…。

実際の事例では、このマクロを作った方が退職したことで、業務に変更があった時にマクロを変えられる人間がいなくなり、どうしようもなくなってしまった…というお客様がいました。
また、簡単なマクロであれば頑張って調べれば何とか修正をする、ということも可能かと思いますが、10年以上やりたいことをつぎ足しつぎ足しで改造してきたため、あまりにもマクロが複雑化して誰も手を付けられない状態になってしまっていました。

事例4:あれ…?どこにいった…?

Excelはあくまでも「ファイル」ですので、誤操作でデータが行方不明になることがよくあります。
お客様でもあるあるで、マウスを動かしたときに間違ってクリックに一瞬触れてしまったせいで、どこかのフォルダーの中に重要な情報が入った内容のデータが入ってしまった!なんてことが結構あります。

「検索機能で探せばいいじゃん!」と思いますよね?

これ、仮に万が一移動した先のフォルダーに、「同名のファイル」があったら?

間違って「上書きOK」クリックしてしまったら?

ゾっとしませんか?

実際にお客様であった話です。
大事なデータの取り扱いには本当に注意しましょう。

事例5:ウイルス到来

Office系のファイルはウイルスのターゲットになりやすいです。
実際にお客様の所であったのは、サーバー機(ファイルをまとめて管理したり、データをまとめて管理するための専用の大きいパソコン)がウイルスに感染し、その中にあったファイルがすべて脅迫ウイルスに感染し、暗号化(パスワードを入れないと開けない)されてしまったとのこと…。

発端は会社のネットワーク内にあった別のパソコンが感染して、そこから移ってしまったらしく、ほとんどのファイルをそのサーバーで管理していたため、会社の大事なデータが開けなくなってしまったそうです。

Excel以外は安全かと言われればそんなことはありませんが、最も標的とされやすいファイルのひとつであるという事は覚えておいた方が良いと思います。

しっかりとセキュリティソフトを入れて、更新をかけるようにしましょう。

事例6:引継ぎ、メッチャ大変

Excelで作った管理資料は、その作った人のやり方でやりやすいように作られていることがほとんどだと思います。
実際にそれがすごく見やすい資料なら良いと思いますが、人によっては非常に難解な内容にまとめていてとてもパッと見ではわからないような内容の資料で管理している人も…。
お客様先で実際にA3サイズの用紙に印刷していて、しかも文字がゴマみたいな大きさに印字されている資料を拝見させていただいたときは「点字の資料かな?」と思ったようなことも…w

これ作った人はなんとか意味わかると思うんですが、その方もずーっとその会社に居続けるわけではないと思うんですよね。
会社の先を考えると後継者がどの仕事においてもいるわけで、その人が分かりやすい情報になっていないと会社としてはメッチャ困ると思います。

こういった先を見越して、だれが見ても使いやすい資料をまとめることが望ましいです。

例外:Excelじゃないとできないことも

さんざんExcelをディスってきましたが、結局Excelがなぜ採用されているからかというと、やはり便利だし、お金が掛からないからという点が大きいかと思います。

どうしても取引先とのやり取りが複雑だから、市販のソフトでは管理しきれないとか、専用のソフトを買おうと思って金額見積取ってみたら予想よりも2桁くらい金額が高かったとか、会社の事情もあると思います。

そういったときは、今回の注意点にあげられる部分に気を付けて、働くみんなが楽になる仕組みになるように考えながら作成してみてください。

以上、お客様事例から見たExcel管理の失敗談でした。

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