パソコン初心者がはじめるべきこと【転職・就職・学生】

仕事
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当記事はパソコンが苦手だけれど仕事に使うために、最低限のスキルを身につけたいという方向けの記事です。就職活動中の学生さんや、転職活動で苦労している社会人の方の中には、『正直パソコンが苦手で…』という方もいらっしゃるかと思います。

実際私も現在の会社に入社前までは、二本指でタイピングをしてパソコンについて右も左も分からないレベルでした。
そんな自分も今となってはIT系の営業マンをやっていけております。
私自身と、私が営業で回ったお客様先の経験から、最低限これくらいパソコンの操作ができるようになっていると良いという内容をまとめてみましたので、参考にしていただければ幸いです。

パソコンに慣れておくべき理由

仕事においてパソコンに慣れておいた方が良い理由は以下です。

仕事自体にパソコンの入力を必要とする会社がほとんど

事務系の仕事はもちろん、現在仕事上でパソコンを使用しない職種が現代社会ではかなり少ないと思います。
経理用、図面作成用、マーケティング、管理用…などなど。
入社してから0(ゼロ)スタートでは右も左もわからず、聞ける人もいなくなると大変です。
最低限のパソコン自体の操作がある程度できるようになっておくのが理想です。

仕事の報告をパソコンで入力する必要がある会社が多い

仕事自体にパソコンを使用しない肉体労働系の仕事であっても、最終的に報告や日報をあげるときにパソコンで入力をする必要がある会社も多いです。
報告書の中身の入力に手間取って、本職の業務はとうに終わっているのに、報告書の入力で1時間近く時間を費やす…なんていう方もいたりするので、タイピングもある程度スピードがあると報告以外にも役立つ部分があるかと思います。

パソコンができないという事で回されない仕事が出てくる

例えば今担当している業務について、関連する資料作成などが必要だとなった場合、本来自分が作成すべき資料なのに、「パソコンが苦手だから」という理由で対応できないと、管理者として最後まで仕事を任せきれないだとか、別の人を担当にしようだとか、そういった動きが人事考課に影響してしまう事もあります。
必然的に自分の評価が悪くなる可能性があるので最低限の資料作成が行えるようになっておくべきです。

フリーランスの方については最低限パソコンが使えない≒仕事が回らない、に等しいレベルだと思います。

お給料に関係する可能性がある

実際に私が回ってきたお客様の例ですが、社内で報告書のシステム化を進めている企業で、現場担当の方がパソコンを全く使えないという事で、現場の仕事だけやってもらって報告は手書き、その手書きの内容を事務員の人が再度まとめ用の資料にパソコンで入力しているという事がありました。

せっかくのシステム化計画がその人の部分でストップしてしまっているため、できればそういったシステムを最低限使用できる人だといいなぁ~と会社側は思ってしまいます。
逆にパソコンで資料の作成がちょちょいのちょいでできると、管理業務も任せられるという事でお給料に色がつくかも知れません。

どこでも必要とされるスキルである

パソコンの操作については、どんな職場であっても必ず必要とされるスキルです。仮にまた別の職場に転職を考える場合にもパソコンの扱いに長けていると強いスキルとなります。

スマホやタブレットでは代用できない効率

『スマホやタブレットじゃだめ?』という声もあるかと思いますが、仕事の作業効率を考えると100%パソコンの方が良いです。
入力作業の効率、調べ物の効率、ソフトウェアの対応範囲などなど、確かに便利であっても現段階ではスマホ・タブレットには限界があります。
あくまでもスマホやタブレットは仕事の世界においてはシステムはあっても入力用とか、確認用など大きなシステムの補助的な役割であると認識しましょう。

パソコンに慣れるステップ

個人的に自分でもこのようにパソコンに慣れました、というものを順を追って説明します。

タイピングスピードを上げる

とにかくパソコンが苦手な方は、はじめはタイピングのスピードを上げることが一番良いと思います。
何をするにも「入力作業」をする事になりますので、その他の操作は後回しに、優先的にタイピング練習をしましょう。
「パソコンを苦手」と言っている方のほとんどは、「≒入力作業が苦手」です。

最終ゴールは「ブラインドタッチ」(キーボードを見ないで入力)ですが、そこまではいかなくても良いと思います。
キーボードを見ながらでもよいので、なんとなくキー配列が頭に入ってきて「入力作業が苦痛にならない程度」のスピードで入力できれば及第点かと思います。

「e-Typing」というネット上でタイピングの練習と、スピード計測、目安確認ができるサイトがありますので、時間があるときに練習してみるのが良いと思います。

インターネットでタイピング練習 イータイピング | e-typing ローマ字タイピング
ウェブ上で無料のタイピング練習ができます。基本からじっくり学びたい方、もう一度練習し直したい方、ぜひご利用ください。楽しくタイピング練習しませんか。

自分の今のレベル確認などもできますので、やっていくうちにタイピングスピードが上がっていく実感ができると、より身が入っていくと思います。
ちなみに私もためしにチャレンジしてみたらランク「A」でした。プロ級にはまだ遠いようです。

検索方法を覚える

タイピングと同じくらい並行して覚えたほうが良いのが「検索方法」、通称「ググる」というやつですです。
検索方法というのは、ネットの検索サイト(Google・Yahoo!など)での検索についてです。

実際に仕事でパソコンを活用することになった時、調べものにもパソコンを使うことになります。
検索サイトで効率的に自分が調べたい情報を得るにはどうすればよいか?検索フレーズや複合条件などの使い方がパパっとできるようになっておくとメチャクチャ役立ちます。

例えば「タイピングのスピードを上げるにはどうすればよいか調べたい」ときには、検索ワードに「タイピングを早くしたい」と正直に入力するのも良いと思いますが、この場合はタイピング方法を早くするための解説サイトが多く引っかかります。
直接練習用に使えるサイトを知りたいのであれば「タイピング トレーニング 無料」など、単語の間にスペースを入れて、やりたいことの動詞や”無料でしたい”などの希望も入れて検索すると、複合条件で引っかかるサイトが表示されます。
先ほどのe-Typingのサイトもこの検索方法で表示されてきます。

こんな感じで、自分の欲しい情報に最短距離でたどり着ける検索の方法を身につけましょう。

主要なショートカットキーを覚える

キーボード操作に慣れてきてからでも良いのですが、よく使うキーボードのショートカットキーを覚えておくと作業効率が格段に上がり、作業を見た人に「おっ、やるな」と思われるかも知れません(笑)
キーボードの2つ以上のキーを同時押しすることで、通常だと右クリックして出てくるメニューの中から再度クリックしたり、ソフトのメニューからクリックして選択したりする手数の多いマウス作業を1回で行うことができます。

個人的よくつかうショートカットキー5選です

  • Ctrl + C:コピー
  • Ctrl + X:切り取り
  • Ctrl + V:貼付け
  • Ctrl + S:上書保存
  • Alt + Tab:開いているWindow切替え

他にも実際はあるのですが、業務中使用する頻度的に多いものをピックアップしてみました。
特に1~3の”コピー(切り取り)”、”貼り付け”は必須級だと思います。いちいち右クリックしてコピー&貼付けをしている方はショートカットキー(Ctrl + C → Ctrl + V)に絶対に慣れておきましょう。

ファイル・フォルダーの管理を覚える

パソコンの操作自体に慣れてきたら、フォルダー・ファイルの管理方法を意識するようにしましょう。
お客様先でパソコン慣れしていない方のデスクトップを見ると、ExcelやWordをはじめとする大事なデータがそのままデスクトップ上に散乱している方を見かけます。

パソコンの仕組み上は問題ないのですが、いざ使っていくうちに「あのファイルどこにいったんだっけ…?」とファイルの行方不明が発生しがちになります。
せっかくパソコンを使っているので、データもフォルダーで分けてしっかりと管理しましょう。

ポイントとしては、最低限フォルダーを業務単位・案件単位の名前をつけて「何のデータが入っているか」を分かりやすくすることです。
慣れてくるとフォルダーの階層を作ってより目的のファイルにたどり着きやすくすると良いでしょう。
また、ファイル名についても「曖昧な名前」にすることは避け、少し長くなっても良いので、ファイル名を見て何のデータが入っているのかが分かるようにしましょう。

私の元先輩の例で、毎週送ってくるファイルがいつも「〇〇案件(最新).xls」というExcel名で、それが積み重なっていくと、全部に”最新”という名前がついているので、結局どれが新しいファイルなのか分かりづらいという実例がありました。
本人にお願いして、日付をファイル名に入れてもらうように改善しましたが、ちょっとした工夫でファイル管理が楽になるので、自分のためにもほかの人のためにも細やかな管理ができると、ちょっとパソコンに慣れてる人と思ってもらえるかも知れません。

ということで、自身の経験とお客様先での経験を踏まえて、最低限仕事で使えるようにするために覚えておいた方がよいパソコンのスキルでした。参考にしていただいた方のお仕事がはかどれば幸いです。

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