こんにちは、co-chanと申します。
現在アラフォーど真ん中の社会人19年目に突入しております。
４月。新社会人になり、毎日研修や仕事を覚えることで大変なことでしょう。わたしも新人の頃が当たり前にありましたので、お気持ちよくわかりますよ～。
バタバタとした一日の最後に『日報』を書くように言われる企業が多いと思います。
今日は社会人の先輩として、日報の書き方のコツをお伝えします。
上司から「わかりやすい！」と一目置かれるように、コツコツと毎日継続してがんばりましょう！
日報を提出するときに意識すること
さっそくですが、日報を記入・提出するときに意識することをまとめました。
ちなみにわたしの会社ではWebアプリ上での日報提出なので、途中段階で書き留めておけるので活用しています。
紙の日報の場合も以下の内容は一緒なので、日々意識することで読みやすいわかりやすい報告ができるようになると思います！
日報は作文ではない
例えばこんな感じの日報を報告したとします。
今日は9時から研修で社長から社訓を教えていただきました。とても感銘しました。 そのあとに課長から日々の業務の内容をおうかがいしました。とてもわかりやすい説明で見習いたいと思いました。知らない作業があったので早く覚えられるようにしたいです。 午後からはお客様の取引についてAさんに教えていただきました。たくさんの取引先があることにびっくりしました。 また明日からもいち早く仕事ができるように頑張りたいです。
始業からあったことをつらつらと書いていくとこんな感じの「感想文」みたいな作文になってしまいますよね。
これでは提出された側が『結局今日何をしたのか』が非常に見えづらくなります。
日報はあくまでも『今日あったことを上司に報告する、共有するため』の”資料”です。
書き方もまったくの別物と思って意識して作成しましょう。
報告内容は階層にしよう
階層？
はい、まず日報はフォームを階層にすると非常に見やすくなります。
例えば先ほどの作文のようになってしまった日報を階層にしてみます。
■午前 ・社訓について ・業務内容について ■午後 ・取引先について ■感想
はじめに『階層』≒『見出しを作成』するように心がけてください。
見出しの下に実際の内容をぶら下げるように”階層”にして記入します。
パッとみただけで午前に２つ、午後に１つ研修があり、最後に感想の記入があるという事がわかりますよね？
企業によってはあらかじめ日報に見出しが用意されているフォーマットで日報を提出するようになっている場合もあるかと思いますが、その場合も見出しの中で細分化すると良いでしょう。
報告内容は箇条書きにしよう
次に実際の作業内容を記載するときのポイントです。
「箇条書き(かじょうがき)」にします。
こちらも例として記載してみると
■午前 ・社訓について 担当：社長 会社の成り立ち 創業時の考え 会社の成り立ちを深く知れたことで、より仕事のイメージがしやすくなりました。 ・業務内容について 担当：課長 販売ルート 見積の提出方法 部門間の書類稟議 業務については社内稟議のルールに則り行うところがなれるまで大変そうでした。 課長の説明が大変分かりやすく自分が伝える際の参考になりました。 ■午後 ・取引先について 担当：Aさん 大口の取引先について スポット取引の対応方法について 挨拶の仕方 取引先によって対応を変えなければいけない部分は慣れるまで時間がかかりそうな気がしました。 挨拶については引き続き習慣化できるように気を付けて励みたいです。 ■感想 一日を通して対外的な取引については特に気を付ける必要があると感じました。 いち早く仕事ができるように頑張りたいです。
各見出しの下に作業内容を１行ずつ端的に記載(箇条書き)します。
とにかく今日自分はこういった内容を作業しましたよ、というのがわかるようにしましょう。
その上で上司は部下が、特に新人社員がどんなことを感じてくれたのか知りたいですから、簡単で良いので感想も入れるとより親身に接してくれることと思います。
慣れてくると淡白な報告内容になりがちですが、自分の色としてちょっとした感想を挟むことは結構おススメです♪
内容に数字を入れるとわかりやすい
報告する内容には具体的な数字を使うとより分かりやすくなります。
■業務補助 □メールアドレスピックアップ 連絡先をExcelにまとめる作業 ・500社中120社完了
検収や通常の業務以外に、新入社員ならではの雑務業務の手伝いを任されることがあります。
そういった作業を行う場合、全体像を先に把握したうえで今日の進捗はどこまで終わったか、を数字にして報告することで①作業終了の目途が付く②仕事をしていることの報告、と上司にとってはわかりやすい内容での報告になります。
スケジュール(納期)があるものは進捗もあわせて報告
仕事をしている上でとても大事なものが『納期』です。
働く以上、誰かから仕事を依頼され、その納期を必ず決められています。
仕事の品質ももちろん大事ですが、何より納期を守って仕事をこなすことで信頼を得られるため次の仕事も受けやすくなります。
大きなプロジェクトであっても、個人単位の業務であっても基本的にこの納期をしっかりと意識して働いているという事を日報でもしっかりと報告しましょう。
先ほどの具体的な数字を記載することと同じですが、今日現在自分が行った作業が、納期に対して予定通りに進んでいるのかどうか、しっかりと全体像を把握して報告しましょう。
ウソをついてごまかしても、会社の場合は必ず成果物があるため最終的に絶対にバレます。
大きな事態になってしまわぬよう、途中段階での報告をしっかりして管理者が全体的なスケジュールの調整がしっかりとできるように、正しい状況を報告しましょう。
自分のメモとしても活用しよう
日報は後日自分のメモとしても活用できます。
例えば自分が以前おこなった仕事と似たような仕事をすることになった場合、過去の議事録が役に立つことがあります。
日々の方向という事でめんどくさがって適当な内容で提出していると、せっかくの経験が薄れてしまい、改めて一から調べながら作業することになりかねません。
例えば報告の際、「ここ、今回注意して作業した」とか自分が特に注意することがあった内容などは記載しておくとあとから見返したときに自分で参考になる場合があります。
何より、その経験を日報に記載する「アウトプット」をすることで、記憶にも定着しやすくなります。
以上、わたしなりにまとめた日報の書き方でした。
参考になれば幸いです。
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