建設業の経費精算・電子帳簿保存法へのシステム対応はどうする?

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こんにちは、co-chanと申します。
普段は東北6県を担当するIT系の営業マンをしております。

今回の記事は、私としても会社としてもよく問い合わせをいただく、建設業の経費精算についてです。
特に最近は電子帳簿保存法の対応もあり、非常に問合せが増えています。

こまごまとした経費精算の事務処理と、電子帳簿保存法の両方への対応をするにはどうすればよいでしょうか?

出先での対応が多い建設業の経費精算

建設業は特に現場担当の方は、現場への直行直帰や、遠方の場合はしばらく泊まり込みでの仕事など、勤務場所が点々とするなど、社内に戻ってきて落ち着いてパソコンを触るといった時間を取るのが難しいケースも少なくありませんよね?

実際そういった場合、出先での駐車場料金・宿泊費・消耗品などの経費、その他諸々のレシートや領収書を取っておいて、後で戻った時に精算するといった流れになるかと思います。

2022年からの電子帳簿保存法についてはそのような、紙で受け取った領収書やレシートの管理を「スキャナ保存」の括りとして、定められた管理手法で扱う必要が出てきます

対象となる従業員が多い企業さんほどこの対応に追われ、事務方の大変な業務のひとつになっているかと思います。

電子帳簿保存法「スキャナ保存」とは

その名の通り、スキャンをして紙の証票関係(レシート・領収書)をデータ化して保存する制度です。

元々定められたルールでは、タイムスタンプ、管轄税務署への申請・承認の取得、不正の起きない体制を整えたり…とちょっと面倒なものだったのですが、最近の税制改正で2022年1月1日~についてはかなり緩和されました。

(参考) 

国税庁HP
電子帳簿保存法Q&A(一問一答)~令和4年1月1日以後に保存等を開始する方~

実際の現場サイドから「こんなの無理だよ~!」といった声が大きそうな点がだいぶ緩和されたイメージがありますが、とはいえ、それでもかなり要件が多い制度となっております。

とりあえず押さえておくべき点としては

①受領から2ヶ月とおおむね7営業日以内にタイムスタンプ※1を付与する
②スキャンした元の紙はデータが明瞭であることを確認したら破棄してOK
③スマホでの撮影OK(解像度指定あり)
④スキャンしたデータの保存にシステム投資の必要あり
⑤電子データ改ざん時の罰則あり

※1 ④のシステムなどで管理する、改ざんのできない仕組みで付与されたタイムスタンプ

といったところかと思います。

次に建設業者さんの具体的なイメージをもとに、対応方法と注意点をまとめてみたいと思います。

具体的な保存方法と注意点

ホームセンターやコンビニでの買い物、ホテルの宿泊費などのレシート、領収書はスマホでの撮影データが認められます。(最近のスマホの解像度であれば問題ないです)
折り目やピンボケなどが無いよう、明瞭な状態で撮影した写真が取れたら、レシート・領収書は破棄してOK!…なのですが、改正後初年度という事もあり、念のため保存しておくことを推奨します。

注意点としては、レシートを財布に入れっぱなしにしてしまって、制度で明記されている最長2ヶ月とおおむね7営業日以内を超えてしまわないように気をつけてください!

そして、肝心のデータの保存についてですが、これに関しては現行の制度を順守するためにはシステム投資が必要となってきます。

なぜスキャンしたデータ保存にシステムが必要か?

スキャンしたデータに関しては、以下の要件を満たす必要があります。

日付・取引先・金額の3つの検索ができるシステム

データはただファイルを溜めておけば良いのではなく、それらを検索できるように管理しておく必要がありますスキャンした画像データだけではNGという事です。

手動で管理しようとした場合、手っ取り早いのは、PDFファイル名にすべての情報を入れてしまうというやり方もあります。
例)20211220_AB商事_120000.pdf など

ただ、この方法だと要件は満たしますが、複合条件(社名×日付)での検索が手間だったり、いざ税務調査などが入った場合に混乱する可能性があるため、あまりおすすめできません。

タイムスタンプ もしくは データの訂正・削除の履歴が残るシステムが必要

改ざんのできないタイムスタンプの付与か、画像データの訂正・削除の履歴が管理できる必要があります。
要はデータを変更した履歴を管理して、悪いことができないようにしてくださいってことです。

ですので、ここの要件を満たすには先の検索の機能も含めて、基本的に何かしらのシステムを導入する必要性が出てきます。この段階でハードルは高くなりますよね…。

データの改ざんは罰則!

要件を緩和した分、悪い事したら許しまへんでー!という事で、2022年1月1日以降のスキャナ保存が行われた書類に関して、隠蔽・仮装が行われた事実があった場合は、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10%加重されることになります。

不正はダメ、絶対。

このような罰則の強化もあるため、意図しない不正にならないためにも、システムで身を守る必要があります。

どんなシステムを選べばよいのか?

では実際に経費などスキャンしてデータ管理するにはどんなシステムを選べばよいのか?という点ですが、適当にアプリストアやネット検索したものでは要件を満たしていない可能性があります

その点は国税庁の方で「JIIMA(ジーマ)認証」というきちんとスキャンしたデータ保存の取り扱い要件を満たしたソフトウェアを管理する制度があります。

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度

このJIIMA認証取得した製品一覧の中から自社に合うと思ったソフトウェアを選定して導入することになります。

全体的な業務の見直しにもオススメなのはマネーフォワードクラウド!

「マネーフォワード クラウド経費」は、これらの電子帳簿保存法の要件を満たしてJIIMA認証を取得しています。

アプリをダウンロードしたスマートフォンを利用して「経費登録」「経費申請」「経費承認」をすることができます。
会社にいなくても外出先から登録、申請、承認ができるので移動時などのちょっとしたスキマ時間に経費を処理できスピーディーな対応が可能となります。

スマホのカメラ撮影で、領収書・レシートなどを撮影。
そのほかにも、経路からの交通費精算や、ICカード・クレジットカードからの経費登録もできます。

また、AIによるOCR機能(文字認識文字起こし)で、日付・支払先・金額などの電子帳簿保存法に必要な情報も入力なしで簡単に登録ができます。

なにより、マネーフォワード自体が経費精算だけではなく、複数の業務をカバーしており、下記のソフトもすべてJIIMA認証を取得しています。

対象ソフトウェア
・スキャナ保存
・電子取引
マネーフォワード クラウド経費
・スキャナ保存
・電子取引
マネーフォワード クラウド債務支払
・電子取引マネーフォワード ケッサイ
・電子取引マネーフォワードクラウドBOX
・電子取引マネーフォワードクラウド債権請求
・電子書類
決算関係書類
マネーフォワードクラウド会計Plus
・電子書類
取引関係書類
(作成・保存)
マネーフォワードクラウド債権請求
・電子書類
取引関係書類
(保存)
マネーフォワードクラウドBOX

経費だけで使用しても良いですし、その他業務をマネーフォワードで統一することで、連携の取れたソフトウェアで全体的な業務改善も検討できます。

1ヶ月無料体験が可能ですので、興味のある方は一度お試しいただいた上で検討してみてはいかがでしょうか?

という事で、建設業の経費精算・電子帳簿保存法への対応の記事でした。

システム導入のハードルは高いですが…いずれにしても避けては通れなさそうですね。

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