勤怠管理と出面(作業日報)をまとめたシステムで管理すべきではない理由【建設業・働き方改革・2024年施行】

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こんにちは。co-chanと申します。

普段は東北6県を回るIT系営業マンをしており、職業柄お客様の経理的・経営的な情報をたくさん拝見させていただくことが多い仕事をしております。

そんな私が、2024年から正式に施行される、建設業向けの労働基準法改正に伴う残業時間の上限規制についてと、あわせてよくお話をいただく「勤怠管理と出面※を一緒システムで管理したい」というニーズについて体験談をもとに個人的な意見を述べさせていただきます。

※当記事でいう出面(でづら)は、現場別の労務費(作業日報)のことを指します

2024年から建設業にも適用される労働時間の上限規制とは?

もともとは2019年4月に施行された、働き方改革関連法によって労働時間の上限が定められております。ただし、建設業については5年の猶予(2024年4月~正式に適用)が設けられていました。

これは、業界的に労働時間が長くなる体質や慣習が多く、すぐに切替が難しいとされているからです。
そんな建設業でもそろそろ正式な施行までカウントダウンがはじまり、企業としてのきちんとした管理を行うため、システム化を検討するお話がかなり増えてきております。

ちなみに今回の法改正のポイントとしては

  • 時間外労働の上限 月45時間・年間360時間
  • 特別な事情がある場合でも、時間外労働:年720時間以内/時間外労働+休日労働:月100時間未満、2~6ヶ月平均が80時間以内
  • 月45時間を超えることができるのは、年6ヶ月まで

また、時間外労働・休日労働をさせるためには、36協定の締結が前提となっています。

労働時間上限を違反した場合どうなる?

2024年4月以降、この労働時間上限を超えた場合、企業が罰則を受けることになります。
具体的には6ヶ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金が科されます。

また、大幅に上限を超えた悪質なケースの場合は、厚労省が企業名を公表するケースもあります

建設業者にとってはイメージ低下の他、企業間のつながりへの影響が避けられないためかなりのダメージを受けることになります。

このようなことから、建設業を営む企業としては2024年4月までに、社内の勤怠管理をしっかりと行う仕組みをつくる必要があります。

どのように勤怠の管理を行えばよいか?

勤怠と言って真っ先に思いつくのが「タイムレコーダー」かと思いますが、建設業だと必ずしも会社に出社してから現場に向かうわけではなく、現場への直行・直帰、急な深夜作業や早出など、たくさんのイレギュラーなパターンの勤怠が多い業界でもあります。

多くの会社ではそのあたりをExcelなどの「作業日報」や手書きの紙にまとめて締日に担当に上げる、といった管理をしているのではないでしょうか?

これらを、毎月のお給料の算出まで手作業で行うというのは、従業員の人数にもよりますがなかなか大変な作業だと思います。

ここに今度は、労務時間の上限管理が加わってくるわけです…。お給料計算の担当者の方、泣けてきますよね…。

ですので、このあたりまで想像できた企業の管理部門の方は、一度勤怠管理の「システム化」を検討する、というわけです。

最近の勤怠管理システムでは、他業種ではすでに適用されている労働時間の上限の計算機能が含まれており、上限が近づいてくると警告を表示してくれる機能など、こちらが気にかけなくてもシステムで労務時間の管理をしてくれるようになっているので安全です。

また、出勤・退勤の打刻についても、タイムレコーダーがなくてもスマホでの打刻管理ができるため、いちいち出社しなくても給料計算に必要なデータが収集されてくるという便利なシステムがたくさん発売されています。

先々を考えた場合、従業員への浸透させる期間も含め、早めのシステム投資をしている企業様が多いように感じます。

あわせて出てくるニーズ「工事現場の出面管理」

この勤怠管理のシステムの検討とあわせて”必ず”と言ってよいほど出てくるのが、『工事現場の出面管理』も一緒に行いたいという話です。
実際の工事の現場監督さんはピンとくる方もいるかと思います。

建設業のもう一つ必要な時間の管理として、作業員を抱えているような中小規模の建設業者では、各工事現場で誰が・何時間作業していたのか?という出面管理(直接労務費・労務時間)の管理があります。

要は、作業員の「工事別・入出の打刻」も勤怠管理のシステムとあわせて管理できないか?というニーズです。

お給料計算のための出退勤の打刻と一緒に、各現場に行ったとき・現場を出たときの打刻ができれば、ひとつのソフトで勤怠と出面の両方が管理でき、まさに「一石二鳥」だ~!
確かにその通りですね!
実際にそのような工事現場向けの勤怠管理システムも世の中に存在します。

・・・しかし、現実はなかなかそうもうまくいかないようです。

実際にお客様とお話しして感じたわたしの見解と実際の事例を述べさせていただきます。

勤怠管理と現場の出面管理は似ているようで実は非なるもの

結論からお伝えすると、勤怠管理と現場の出面管理は分けて管理する方が、円滑に業務がまわります。
その理由は以下の5つです。

  • 勤怠管理と出面管理は目的が異なる
  • 作業日報自体をなくすことはできない
  • 1日に1現場とは限らない
  • システム対応するための作業員への教育の労力
  • 最終確認を行う手間は変わらない

勤怠管理と出面管理は目的が異なる

勤怠管理と出面管理は、そもそもの目的が異なるということを再認識しておきましょう。

勤怠管理=お給料計算のため
出面管理=工事ごとの原価計算のため

目的が異なっているので、両方をひとつのシステムで行おうとすると、どこかに“ひずみ”が発生しますt。

実際のお客様の例でいうと、お給料管理上は18時以降の作業を残業時間として扱っているが、現場の労務時間としては1時間〇〇円と一律の労務費(原価)で扱っている、という管理を実現する必要があったためひとつのシステムではその扱いに対応できず、結局別々の管理にしたというところがありました。

その他にも、重機を運転するときと手作業のときでは労務費が異なるなど、勤怠では不要な金額の区分が必要になる業種もあります。

このように、給料計算の時間の区切りが原価管理の労務費の区分と一致していない企業もかなり多いですので、別々の管理を続けたほうが業務上円滑にいくケースが少なくありません。

作業日報自体をなくすことはできない

現場の労務時間を報告するために作業員に書いてもらっている作業日報。これは建退共・労災保険の兼ね合いで、必ず書いておく必要があり業務上なくすことができません

また、いざ提出を求められたときにすぐに出せる形式で保存しておく必要があります。
日報についてはシステム化するにしても、日報管理専用のソフトやExcel・最悪紙でもよいので分けて管理しておくことが望ましいです。

1日に1現場とは限らない

中小規模の企業は特に、1人の作業員が1日に複数現場を回って作業することが当たり前かと思います。

つまり、システムで工事現場への「入った・出た」を打刻管理しようとすると、1日3現場あった場合3現場×2回打刻( 入った・出た )=1日で計6回の打刻入力を行う必要があります。
これに加えて実際の出勤・退勤の打刻も必要となります。打刻だらけですね(汗)

全従業員の方がこの作業をシステムで行った場合の、打刻漏れやミスのチェック作業および修正がまた必要となります。

また、現場から現場へ移動する際の移動時間や、空き時間・休憩時間、こういったものも給料に含んだり含まなかったり手当扱いにしたり、と企業によって扱いが変わってくる部分かと思います。

最初は意気込んでシステム導入したものの、管理が破綻して結局Excelや手書きに戻った、という事例が少なくありません。

システム対応するための作業員への教育の労力

実際に管理をシステム化することは、対象となる従業員への教育が必要となります。

スマホから勤怠管理の出勤・退勤の打刻入力および、中抜け・再入の打刻。
みなさんの会社では全従業員が対応できそうでしょうか?「大丈夫かな?」って頭に浮かんだ方いませんか?

一番大事なのは勤怠管理が回らないとお給料が払えません。ここは絶対に抑えないといけないポイントになります。
作業日報も含まれたシステムで管理しようとする場合、勤怠管理がうまく回っている前提でさらに追加で入力をすることになります。

建設業は近年は高齢化も進み、なかなか作業員の方々でスマホやパソコンを使ってもらうこと自体が難しいことも多いと思います。

システム化≠効率化 ではありません自社にあった管理手法が最も効率がよいのです。

社内全体を考えて一番業務が円滑に回る方法を検討するのが望ましいです。

最終確認を行う手間は変わらない

勤怠・作業日報をシステムで入力したとしても、最終的に担当者がチェックを行う必要があります。この作業自体は勤怠管理・作業日報がExcelであろうと、紙であろうと変わりません。

システム化することで、確認担当者の手間が増えたり、確認する方法が難解になったのでは大事なお給料計算や原価管理に影響が出てしまいかねません。

一番大事な最終確認を円滑にするために、給与・工事原価と役割の分かれた管理を行うことで、ミスが少ない業務フローを構築しやすくなります。

結論

以上のことから働き方改革対応でシステム化を検討する場合は、勤怠管理専用システムと出面管理(日報)専用システム(もしくは既存のExcel・手書き管理)は別々で管理すべきです。

現在建設業の勤怠管理システム検討でお悩みのご担当者の方がいらっしゃったら、参考になれば幸いです。

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